急ぐ時ほど事前の情報共有が大事 あると無いとでだいぶちがう

Pocket

以前も書きましたが

自分の営業時間を大事にするためのささやかな工夫

実際の仕事の時間は多少ずれますが、メールのやりとりなどはなるべく平日の9時5時をメインに対応しております。

2月は日数が短いうえに、今年は最終日が土日で祝日もはさむので、書類のやりとりですごく慌ててしまいました。最初からわかっていた給与計算の段取りはしていたので大丈夫でしたが、急きょ届いた資料でちょっとドタバタしました。

先週金曜日の夜遅くに、資料を郵送したので記入して早めに返却してほしい旨のメールを見つけました。送信時間と文面から、とても急ぎのものとわかりました。

仕事のメールアドレスもGmailに転送されるのですが、“営業時間”後にみたメールは先に貼ったブログにも書きましたが、私の誤作動防止のためすみやかに翌営業日にスヌーズするよう決めています。でもこれは最速で受け取ってすぐ返さないといけないものでした。

普通の週なら月曜日に受け取って火曜日にだせば大丈夫で、おそらくそれを見込んで出してくださってたと思います。が、私はその週に限って月曜は夜までずっと外出予定を入れていて受け取りは難しく、しかも翌日が祝日なので、下手すると水曜日まで受け取れません。この書類が遅れると先方の作業も滞るので、何としても土日で受け取らねばいけないと気づきました。

日曜日の朝に集配局に取りに行って、その後ささっと書類を作って(5分ぐらいでできる簡単なもの)すぐに返送しました。無事月曜の午前中に到着したようでほっとしました。

おかげさまで金曜夜に請けた仕事を月曜朝イチで送るようなブラック対応はお互いしない・してもらわない良好な関係を築き合っておりますが、今月の日にちの足りない中ではやむをえないですね。

とりあえず最速で届いてよかったですが、よく知ってる&すごくお世話になってる方なので、もう少し情報共有しておけばメール開いてから慌てふためかなくて済んだと思いました。

また土日祝だと配達も平日と違いますし、またコロナ禍でなかったら私も金曜夜などはメールに気づかず飛び歩いている可能性も無きにしも非ずなので、こういうのは極力避けたいです。

これは自分が依頼する側でもやりがちなので、甘えないようにほんとに気を付けないといけないです。今後こういう急ぎかつ大事な書類をお互いスムーズにやり取りするためには、

・送付前の事前予告(発送前にわかっていたらスケジュール調整できる)

・郵送物の追跡番号(こちらで受け取り調整できる)

・必着日(いつまでに返せばいいかわかると調整しやすい)

などの情報をお互い共有し合おうと思いました。

次回もしこのペースで届いたときに間に合わないと申し訳ないので、今回送ってくださった方にもお伝えしました。連絡する間もないほど忙しい中の作業だったようで仕方ないのですが、万一私のせいで余計足を引っ張ってしまっては申し訳ないので…。

アイキャッチ画像は福岡のポストです。(前につかったことあるかも)

【昨日の一日一新】

・頂いたシートマスク

The following two tabs change content below.

綾野 真紀

2016年9月に開業した女性税理士&唎酒師(名古屋在住)です。 自分の誕生日(2月16日=確定申告初日)から忙しくなる申告業務がそ毎年憂鬱でした。 それならば毎年2月16日に出せるよう、普段から誰でもできるちょっとしたコツを自分なりに整理しようと思い立ち、ブログをはじめました。 開業までに、仕事に関係のない寄り道も沢山しましたので、徐々に紹介したいと思います。(と書きましたが、いまや税金のことより旅・お酒・食べ物など趣味の記事が大半です。)

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする