給与計算業務について個人的に思うこと その１
綾野 真紀
独立するとスケジュール調整がほとんど自分の好きなようにできるようになるので、今までは無理だった予定も平日に入れられて助かります。歯科治療やセミナー参加、浦村カキなどを優先できるようになってほんとありがたいです。
仕事でも、打合せやデスクワークの時間も自分の都合を考慮して大抵決められるのですが、なかには日時が固定されてずらせない業務があります。
日時が固定される業務＝給与計算
給与計算です。日数的には少なくても、月のうちバラバラで何日間かあると、仕事の段取りに影響があるので要注意です。
勤務時代から引き継いだお客様の給与計算を何社かさせていただいています。とても長いお付き合いで、今月も無事計算させていただけること、ほんとうにありがたいです。注意点は、給与の締め日からデータを頂いて計算するまでの間は自分の予定を大きくずらせないことです。勤務時代から、その日程だけは風邪を引かないよう気を付けていました。
今は体調管理プラス、その間は数日間事務所を空けるような予定を入れないようにしています。
工夫次第で移動先でも計算はできると思いますが、私の場合長年の計算方法をそのまま踏襲しており、
・FAXで資料入手
・ミシン目つきの用紙にプリントして送付
という工程があるため、この燗、じゃなくて間の行動が制限されます。
また、計算自体はそう時間もかからないのですが締め日から振込み日までの日数が最大で5日間、その間に土日や担当者の方の休みが入るともう2日ぐらい減るので実質計算する日はほぼ固定されます。
なるべくデータで頂いて時間に余裕を持たせる
この辺りはデータで頂いてデータでお渡しすれば解決します。別のお客様はそのようにしていているのですが、勤務時代の私の事務所と同じで
・メールアドレスが会社で共用 送信はできても受信が1か所でしかできない
・FAXのほうが担当者のみに確実に渡せる
こういう環境で、私と担当者の一存では仕組みがなかなか変えられないため、今のところはこのやり方で行っております。（もう10年以上）そのうちIT環境がもっと進んだらガラッと変わると思いますが、今はまだFAXが優勢な部分もあってもう少しかかりそうです。
東京を2日連続日帰りした思い出
いちど東京での2日間のセミナーを受けたときのことです。2日連続だったので普通ならそのまま泊まるのですが、セミナー初日が給与計算をする日でした。通常なら2，3日計算期間があるのですが、支払い日が連休のため前倒しになり、また先方の担当者の休日も重なってどうしてもセミナー初日の夜に計算しなければならなくなりました。
念のため1日前に連絡を頂く段取りもしましたが、大事をとって1日目のセミナーのあと東京から日帰りして計算し、翌日東京に行ったことがあります。結局はセミナー前日に頂けたのでそこまでしなくてもよかったのですが、何かあって万一計算できないことになっては大変です。また、東京連続日帰りはどんなものかもやってみたく、これもネタになると思い、ちょっといいホテルに泊まったということにして連続日帰りにしました。
少し疲れましたが意外とやってやれないこともないとわかりました。実際そうやって飛び回ってお仕事をされている方もみえるので。このとき一番大変だったのは、ブログを書く時間の確保です。
データでのやり取りに移行 件数は増やさない
もう給与計算はこれ以上増やしませんが、もし新たにさせていただくとしたら絶対にデータでのやり取りにします。何を今頃、という感じですが最初が肝心です。受け渡しがデータならお互いどこにいても対応できます。別のお客様はそのパターンで、先日はお客様ご自身が海外の出張先からデータを送ってくださいました。
勤務時代が似た状況だったのでわかるのですが（全員でひとつのメールアドレス共用）、通信手段の変更は会社のスタイルもあるので担当者だけの判断でなかなか変えられないです。
でも、IT音痴の私が独立してから独自ドメイン＆メール取得→Gmailに転送、Dropboxの利用、ノートパソコンで動くスタイルなどちょっとずつ改善できました。少人数だったらすぐ変えられますし、大人数なら入れ替えるときに一気に変えられます。あんまりしゃしゃり出るのもアレですが、私のやっているレベルなら大抵の方はできるはずなので、折を見ておすすめしていこうと思います。
（給与計算はそもそも誰がするのがベストかという問題もあります 小さな会社だととくに難しい 個人的にも色々思うところがあります いつか書きます）
いつかガラッと変わると思いますが、いまは過渡期ゆえまだまだ紙やFAXのほうが強い場面も多々あります。自分のしたい方法、楽な方法が必ずしも通るわけではないです。しない選択もありますし、あまり無理しすぎてもいけないのですが、お相手の立場を尊重しつつ機会を待って変えていこうと思っています。
【昨日の一日一新】
わかさいも 芋を使っていないお菓子です。おいしかったです！北海道展で探してこようかと思ってます。
先月函館旅行に誘われましたが、給与計算とまるかぶり＆自分の予定も入れていたので断りました。（ちょっと遊びすぎなのでは(^^;しかも給与計算のせいにしてすみません でも行けるなら行きたかったです）
先日のお菓子函館山（写真左）につづき、北海道土産第2弾です。右のお相撲さんデザインの珈琲はまだ楽しみにとってあります。
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綾野 真紀
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