会議と議事録にまつわるほろ苦い思い出 議事録を作りたくなくて必死で司会者から目をそらしていた私

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独立するからには、何もかも全部わかってないといけない=だから私は無理だ、と長年思い続けていました。

が、自分のタイミングではなく所長に退職日を決められて(ありがたいことにお客様付きでですが)追い出されましたので、もう仕方ないと腹をくくって周りの方(お客様含む)に教えを請いながらなんとかいままでさせていただいております。今はほんとうに感謝しています。

独立前のほろ苦い思い出

ただ、よくこんなことも知らなくて登録したな、と思うことが多々あります…。こんなこと書いてしまったらマズイ気もしますが、いま一番心に残っているほろ苦い出来事をひとつ書き残します。

(ちなみに今回の内容は、明日は特別スペシャル・デイ→バレンタイン→チョコ→ほろ苦い、から着想しました。)

登録はしたけれどもまだ独立する前だったころの話です。独立する前に気づいてよかったけど、私こんなんでこれから大丈夫やろか(いや、大丈夫ではない)ととても心配になったのを覚えています。

会議に出たことがなく避け続けていた私が理事会にて会議デビュー

私は人前がとことん苦手で、普通の社会人なら経験するような会議やことをとことん避けてきました。幸い?小さな事務所だったので、人前で話すこともなく会議もなく平和に暮らしていました。

もう私このままでいいや、逃げ切ろうと思っておりましたが、あるとき昔からお世話になっている方に、なんと社会福祉法人の監事になってもらえないかとのお話をいただきました。

耳を疑いました。年に何回か来てもらうだけだから、大丈夫だからと言われましたが、年だけ取っていて何の経験も積んでないアホな私にそんな立派な仕事が務まるわけがない。ふだんの仕事さえあんまりできてないのに、また周りは立派な方ばかりです。そして知っている方もその目上の方だけだからすごく緊張します。

そしてなによりその「理事会」こそ、私がずっとこわくて避けてきた「会議」じゃないですか。絶対に無理です、無理無理!!!!!

最初はお断りしようとしましたが、何度も何度も大丈夫と言われ、お世話になっている方なので断れず、観念して恐る恐るお引き受けしました。仕方ない、年に何回かのガマンだから耐えようと、今となってはほんと申し訳ないことを思っていました。

最初の顔合わせの懇親会で、隣の人に声をかけようとしただけなのに声がガタガタ震えてうまく伝えられなかったのを覚えています。

初めての監査では、めちゃくちゃ緊張して会計書類も全然頭に入ってこなくて焦りましたが、いろいろ教わりながらなんとか務めを果たすことができました。このときは会議ではなく、会計帳簿のチェックなど普段やっている作業だったのでまだ大丈夫でした。(いまだに役立たずですが、皆さんに教わりながら何とかさせていただいてます。)

そしてついに、理事会も参加させていただきました。和やかな雰囲気で、皆さん議題に対してもそれぞれの立場から自由に自分の意見も言われるのに、私一人緊張して何も言えませんでした。頭もずっと真っ白で言葉なんてでてきません。最後に「監事の方何かありますが?」と聞かれてやっと何かモゴモゴ言う感じで、今回も私が一番口数少なかった…、と毎回そればっかり苦にして落ち込んでいました。

が、議題ではなくて自分が会議でしゃべるかしゃべらないかで頭いっぱいにしてるなんて、悩みどころが全然違うのではと何度目かで気づきました。会議にも段々と慣れてきて緊張もしなくなり、徐々に発言もできるようになりました。内容はともかく、発言できただけですごい進歩で嬉しかったです。

(ほんと書いててお粗末な内容でハズカシイです 毎回だからいいか)

議事録作成者になるのがいやで司会者から目をそらす

またあとひとつ、気がかりなことがありました。それは“議事録“です。

法人の株主総会議事録などのひな形に当てはめて作るタイプのものは作りましたが、会議の内容をまとめた議事録は会議に出たことないので当然作ったことがありません。というか株主総会の議事録も本来同じです(^^;

いつも会議の前かあとに、「今回は○○さんに議事録作ってもらいますね」と司会の方が指名されています。まだ当番になったことないですが、私はこの社会福祉には途中から加入したため、慣れたらきっと回ってくるはず。どうしよう、と焦っていました。

もし「いつもの感じで作ってくださいね」と言われたとしても、この歳になるまで会議に出たことも議事録を作ったこともないから無理。Wordも苦手です。そんなこと恥ずかしくて言えない…と、ひそかに悩んでいました。

そうして私は議事録作成者決定タイムの折には、うつむいて司会者の方と視線を合わせず、また存在感を消して決して当てられぬようひとり必死にかわしていました。

でも何度か出席するようになり、もう何回か順番が回っている方が何人もいらっしゃる一方で、私には全然回ってきません。なんでだろう。一年以上ずっと疑問だったのですが、ある日やっと気づきました。私の立場では、今後も絶対議事録作成者にならないことに。

そうです。私は監事なので、理事会には出ているものの定数とかに影響するような理事会出席者には該当しないため、議事録作成者にもならないのです。(雑な書き方で内容もちがってたらすみません)

会議→議事録のそもそもの流れを全っ然わかってなかった!!!必死で司会者から目線そらしてたなんてもう、マヌケすぎます。気づいたときは恥ずかしくて叫びそうになりました。

聞くのは恥ずかしいことではない 聞かない方がハズカシイ

読んでくださってる方も、この人いったい何を勘違いしてるんだとあきれた方も多いと思います。ほんとお恥ずかしい…。

そのあとは安心して会議に出られるようになりました。もちろん議事録当番にもなっていません。途中から作成者の順番も決まったり、また作成時にはいろいろとフォローもしてくださっているのにもあとで気づきました。

このことは誰にも言っていませんがここに書いてしまいました。でも実務でも、こんな風に知っていても現場のイメージがピンと来ていなくて勘違いすることってありますよね?(ないです)

わからなかったら聞けばいいんです。会議でもいろんな質問が出て、そうか、聞けばいいんだと世の中の仕事のしくみがちょっとずつ見えてきました。それに聞かない方が逆にこわいです。このことは今後に生かせばいいと、気持ちを切り替えた次第です。以上、ほろ苦い思い出です。

アイキャッチ画像は、シェ・シバタ多治見にあったチョコのオブジェです。こういうポーカーフェイスで視線をそらしていました。でももし今後議事録を作る立場になったらこないだ買ったネオスマートペンを使おうと思っています。(理事会中のメモのためにも買ったので)

【昨日の一日一新】

Apple 電話サポート

ずっと聞きたかったことがあり、電話サポート&遠隔操作をお願いしました。今回時間切れでしたが、解決したら記事にするかもしれません。

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綾野 真紀

2016年9月に開業した女性税理士&唎酒師(名古屋在住)です。 自分の誕生日(2月16日=確定申告初日)から忙しくなる申告業務がそ毎年憂鬱でした。 それならば毎年2月16日に出せるよう、普段から誰でもできるちょっとしたコツを自分なりに整理しようと思い立ち、ブログをはじめました。 開業までに、仕事に関係のない寄り道も沢山しましたので、徐々に紹介したいと思います。(と書きましたが、いまや税金のことより旅・お酒・食べ物など趣味の記事が大半です。)

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