国税のイメージデータ送信をやってみました ファイルサイズに注意 分割送信は必至です

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国税も添付書類のイメージデータによる提出が去年から可能になり、所得税も平成28年分の確定申告からできるようになりました。

ちょうど、昨日書いた住宅借入金等特別控除の書類を送りたかったので、やってみました。

単に送信の過程でファイルを貼り付けるだけでいいのかと思いきや、私のファイルの残し方が悪かったばかりに、かなり手間取りました。

レターパックを切らしていたのでどうにか郵送に逆戻りするのは思いとどまりましたが、何とかできて良かったです。

説明をきちんと読まなかった私が悪いので、これさえ守ればイメージデータ送信は簡単です。

ファイルサイズは1つ1MB未満(できれば900MB以下)でファイル名に通し番号をつける

そうなんです。ファイルサイズが大きすぎました。今まで、ファイルサイズなど見ずにまとめてデータ保存するくせがありました。今回もバラバラで揃えたデータを1つのファイルとして住宅借入金等特別控除一式などという名前で保存していました。

普段は自分で買ったスキャナーと、井ノ上さんの記事にあったCUBEというフリーソフトを使い、日々コツコツとPDF化に励んでおり、とても助かっています。

単に自分で保存するだけならいいですが、国税のイメージデータ送信には送信可能なファイルサイズが決められていました。

添付書類のイメージデータによる提出についてよくある質問のなかの、データ容量の箇所を引用させていただきます。

添付書類をイメージデータで提出する場合の送信可能なファイル形式やデータ容量などを教えてください。

 添付書類をイメージデータで提出する場合のイメージデータで送信可能なファイル形式は「PDF形式」です。
例えば、Word形式やExcel形式で作成されたデータは、イメージデータで提出できませんので、PDF形式に変換してください。
(参考) office製品によるPDF形式イメージデータの作成方法
なお、1送信当たりのファイル数及びデータ容量の上限については、次のとおりです。

項目 1送信当たりの上限
ファイル数 最大16ファイル
データ容量 1ファイル当たり最大1.0MB、かつファイル合計で最大1.5MB

 また、同時送信方式と追加送信方式を併用した場合、最大11回の送信で176ファイル、16.5MBまで送信することができます。

データ容量の最大1MBというのが、実際の書類をPDFに変換するとどのぐらいなのかわかっていなかったため、

“最大16ファイル?最大11回送信?どういうこと??”

何でこんなに細かく送るんだろう、くっつければ一回で送信できるのにと勘違いしてました。

データ送信の回数やファイル数を見積もったうえで送信するか決める 意外と多くなります

一度目に巨大ファイルを添付したところ、案の定“容量が超えています”となり、そこで初めてじっくりとファイルサイズを確認した次第です。

…全部で9MBぐらいありました。

単純に割り算をして、最初の申告書との同時送信と合わせて10回ぐらいで何とか送れそうだとわかりました。もし16.5MB超えているか、ファイル数も16ファイルより多かったらあきらめましょう。何とか小さく・少なくできればいいですが、住宅借入金関係だと結構多いです。

私がやった余分なひと手間 PDFの分割・リネーム作業

そこからせっせと分割作業です。今まで別々で保存していたのを取っておけばよかったですが、全部消しておりました…。

自分の保存用には大きいままのを残しておき、イメージデータ送信用の小分けしたファイルを作ることにしました。

さきほどのCUBEというソフトで地道に分けて、まだ1MBを超えていたらもう少し減らして、送るときに(自分が)わからなくならないよう名前と一緒にも付けて、と一時間近くかけてバラしました。

また送るときも大変です。私の使っているミロクの電子申告ソフトは、添付したファイル名を確認するのがわかりづらく、送信完了後にまとめてチェックしました。漏れなく順番通り送れていてよかったです。

これでもし送信回数が11回超えたら、いろんな意味で力尽きて立ち直れなかったかもしれませんが、申告書を入れて10回でした。よかった。

もし超えてしまったら、潔く気持ちを切り替えて郵送しましょう。

各送信ごとに送付書があるのでメール詳細などの保存作業も増えます

さらに、当然ですが送信データ1回ごとに送付書もあります。イメージデータ送信の分の送付書・データシート・メール詳細も3種類×9回=27…。保存するのが大変でした。

添付書類にはPDF化するとデータ容量が大きくりがちなものが多い

また、添付書類には自治体で取る証明書がよくあると思いますが、偽造防止の透かしが入っていてかなり重いです。1、2枚で1MB近く達します。

さらに銀行関係の書類も網掛けがあったりして容量が増えます。

白い紙に文字だけという容量少な目の書類は意外と少なく、2、3枚で1ファイルぐらいになりました。

普段からファイルサイズは認識しておく

そもそもは、私のデータ容量の認識が甘いのがいけませんでした。

送信作業の繰り返しは添付データのサイズによっては多くなるのは仕方ないですが、最初からデータを小さくしておけば余分な作業は減らせます。

さらに、紙の書類をPDF化するのはデータをそのままPDF変換するより10倍ぐらい?データ容量が大きくなります。

例えばさきほど、あるスクリーンショット→印刷→スキャンしてPDFにしたのですが、

スクリーンショットでは65KBだったのがPDFでは550KBになりました。

紙のコピーだとデータ容量は関係なく1枚は1枚ですよね。今後はPDF化後のデータサイズもざっと見積もれるようにしておこうと思います。

メールでも2MBぐらいはたいてい添付できるのであまり気にしてませんでしたが、よい教訓になりました。

私なぞ全然詳しくないので、きっと色々小さくできる方法はあると思いますが、またこういうことをやっていきながら学んでいきます。またわかったら書きます。

ちなみに普段のPDFの残しっぷりは

スキャナーは両面有り無し・カラーモノクロ関係なくスマホで読み取り、クラウドで保存してくれます。立ち上がりも作業も早いしとても便利です。きっと解像度も高いままです。低すぎてもダメみたいですが、もう少し下げたら小さくなったかもしれません。

紙の書類は極力まとめて保存するので、この辺はまだ450KBぐらいのもありますが、ほとんどが1MB超えでした。(9.5MBって。)

これら、ほぼDropboxに移動済みのファイルなので、いくらクラウドとはいえ名前もつけないまま(スキャン時にその時の日時を自動でつける設定にしてある)重複して100いくつも残すのはどうかと思います…。これから消します。

第三者作成書類などはイメージデータで添付しないように 後日提出し直した日が申告日になります

第三者作成書類などほかの方法で送信できるものはイメージデータで送信可能な書類ではありません。
物理的に送信できたとしても、提出したことにならず提出し直しになり、申告日が遅れます。還付申告ならまだしも、譲渡所得で万が一期限後申告になっては大変ですので要注意です。
前述の回数オーバーになってしまった場合などはどうなのでしょうか。後日聞いてみます。
また今回、添付必須の資料以外に計算過程の用紙も送ってみました。この辺は大丈夫かとは思いますが、また確認したら書きます。
【昨日の一日一新】
国税のイメージデータ送信

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綾野 真紀

2016年9月に開業した女性税理士&唎酒師(名古屋在住)です。 自分の誕生日(2月16日=確定申告初日)から忙しくなる申告業務がそ毎年憂鬱でした。 それならば毎年2月16日に出せるよう、普段から誰でもできるちょっとしたコツを自分なりに整理しようと思い立ち、ブログをはじめました。 開業までに、仕事に関係のない寄り道も沢山しましたので、徐々に紹介したいと思います。(と書きましたが、いまや税金のことより旅・お酒・食べ物など趣味の記事が大半です。)

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