出すだけでOKの簡単な書類も、せめて出した痕跡だけでも残しておく

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出せばいいだけの書類や簡単なメモなども、ちゃんと履歴を残しておいた方がいいです。私の経験上間違いないですが、無難な出来事だとすぐ忘れます。忘れてもいいのですが、出したかどうかすら怪しくなるときがあるので、それだけは避けたいです。

スマホの写真でもいいので、何らかの痕跡をできればオンライン上に残しておくと良いかと思います。(写真の管理は責任を持って別途行う必要があります)3日ぐらい経つと見事に忘れます。

税務の手続きだと、税務ソフト上にデータがあって電子申告だとメール詳細もあとでいつでも取れるので安心です。紙で出すときもあらかじめ控えを用意したり下書きを取っておいたりと自然とそれなりに準備をする癖が付いています。また、よっぽど重要な手続きのものもその手続きの過程でいろんな資料も大事に保管したり忘れないよう・間違いが無いように自然と控えも取っていたりしていて、しっかりかかわっていた分記憶にも割と残りやすいです。(終わるとごっそり忘れるのですが、資料がちゃんとあるのであれさえ読めば大丈夫という安心感があります)

逆に、年に1回だけの、名前と住所だけ書いてレ点打って出せばいいだけのような書類は要注意です。そういうのは書いてるときは

・住所と名前(と印鑑)だけだし(あと売上を書くとか)説明通りにすればいいだけだから、次にやるときも届いたらその通りにすればいいだけ

・だからメモを残すまでもない!ヨシ!

と思ってしまいます。たしかに作るときはそれでいいのですが、書いてるときにほぼ頭を使ってないので、その後で郵送した記憶ごと印象に残ってない可能性があります。そういう書類は控えも手元になかったりします。とくに、出すことで適用が受けられるものだと焦ります。たいてい出してあるので、出したからこそ手元に何もないので大丈夫なのですが、自分の記憶はいい加減です。

私はそういうたぐいの資料はとりあえずスキャンするかスマホで写真を撮ります。郵送物で、中身を撮り忘れたら、郵送する前に封筒の写真を撮ります。それも忘れたらEvernoteにメモします。お客様訪問の時にその場でササッと書く資料で(ワンストップ特例とか、社会保険の扶養の確認みたいなの)そういうのが起こりがちになるのですが、あとでその日の写真などでオンライン上に何か手がかりを残しておけばあとで調べるヒントになります。

申告書の控えのような重要物だと気合を入れて残しますが、なぜほかの書類だとわかってても油断するのでしょうか…。とりあえず写真をとっておくと日時も残るし、見たらそのときの記憶がよみがえるのでおすすめです(ただし取扱注意)。ほんとお恥ずかしい内容ですが、いまだに時々やってしまうので肝に銘じます。

【昨日の一日一新】

・もつ鍋レトルト

・茶の菓

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綾野 真紀

2016年9月に開業した女性税理士&唎酒師(名古屋在住)です。 自分の誕生日(2月16日=確定申告初日)から忙しくなる申告業務がそ毎年憂鬱でした。 それならば毎年2月16日に出せるよう、普段から誰でもできるちょっとしたコツを自分なりに整理しようと思い立ち、ブログをはじめました。 開業までに、仕事に関係のない寄り道も沢山しましたので、徐々に紹介したいと思います。(と書きましたが、いまや税金のことより旅・お酒・食べ物など趣味の記事が大半です。)

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