頂いた年賀状は来年のためにグループ分けして両面スキャン保存しています

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頂いた年賀状は来年のためにグループ分けして両面スキャン保存

することを、何で今まで気づかなかったのか不思議でした。

独立以来愛用しているScanSnap

ScanSnapはパソコンの次に使う頻度が高いです。メインは仕事用ですが、個人的な書類も大事なものは無くさぬようスキャンしてDropboxに保存しています。スマホからも保存した書類を確認できますし、出先でもリンクを共有して送れます。

私は現行機種より古いものですが、5年以上愛用しています。

ScanSnapiX500 原稿サイズ混載、両面、白黒カラー同時にスキャン可能で素晴らしいです!

出す日はM-1 決勝の日を目安にしています

年賀状は、作る日はM-1グランプリ決勝の日に照準を合わせることで年末間際に慌てることが無くなりました。

ここ数年はM-1グランプリ決勝の日に年賀状を書くようにしてます 今年も無事終わりました

ただ、頂いた年賀状をうまく管理できていなかったです。

ズボラすぎて頂いた年賀状の分別管理ができず苦慮

ズボラなのでマメなことはできず、1か所に束ねて保管するだけで精いっぱいです。来年出す出さないの判断がしやすくなるよう、ひたすら届いた順に保存しています。当選引換えしたはがきと喪中はがきを散逸させないようにする行為などは、正直私の限界を超えてますが、頑張ってここまでやってます。

ただ、その年賀状をいざ次の年賀状の時期に出してみても、その程度の区分では全く翌年の私には届いていません。ハガキの束の上下どっち側が後で届いた人なのかすら、記憶が怪しいです。

こういうことを防ぐために仕事ではアイウエオ順や時系列順など無意識でも遵守するマイルールがあるのですが、個人の資料では無法地帯です。

なるべく最小限の手間でなんとかしたい。個人的には、年賀状はもうしばらくは出す派です。最近特に、出す派出さない派に加えて、来年からやめる派も増えています。

正直そんなに手間でもないし、ちゃんと管理すればどうってことないのですが、私はすでに1か所にまとめるだけで最後の力を振り絞っているので、これ以上新たな作業は無理です。

頂いた日ごとor来年用にジャンル分けしてスキャン

ところが、こんな状態からでもできる作業があることに気づきました。

届いた日ごとにハガキを両面スキャンすればよかったのです。

名前をつけなくても、スキャンした日時が自動付与される設定なので、スキャン日で来年の私も判断できます。ズボラな私でも、スキャンまでは、操作が楽なのでそんなに苦になりません。ハガキの束の上下では時系列を忘れてしまって判断が付かないときが多かったので、これは助かります。

また、まとめてスキャンする場合は、来年出す出さない等でざっと分けてからそのグループごとにスキャンしてタイトルをつければOKです。

もし文面に年賀状じまいのあいさつがあれば、その時点で来年やめるグループに入れます。

来年書くときは、ハガキの束を出さなくてもデータ上ですべて確認できます。表裏両面スキャンしてるので、住所変更の有無や添え書きのメモから近況を再確認することもできます。さらにデータに保存できているので、ハガキは必要に応じて断捨離もできます。

わざわざこうして書かなくても、きっと既にされている方も多いかと思います。私も普段から使ってるのになぜ今までやらなかったのが不思議でした。いずれ過去の年賀状もスキャンして残そうと思っています。

ちなみに、自分の出した年賀状も一昨年から両面スキャンしています。出したかどうかと自分の添え書きの確認です。何でもかんでも残し過ぎるのもアレなので、帳簿の保存期間同様ある程度で削除するつもりです。

が、自分の記憶はいい加減なので、とりあえずスキャンしておいた方が今のところメリットの方が大きいです。今年は1/16が当選発表で、それが済んだら仕舞います。

大昔に書きっぱなしで内容を見るのがこわいのですが、いまもわりと見てくださっててありがたい記事です。その後法律は変わってないと思いますが、他でもご確認ください。

年賀状の当選発表と勘定科目

【昨日の一日一新】

・Nonna

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綾野 真紀

2016年9月に開業した女性税理士&唎酒師(名古屋在住)です。 自分の誕生日(2月16日=確定申告初日)から忙しくなる申告業務がそ毎年憂鬱でした。 それならば毎年2月16日に出せるよう、普段から誰でもできるちょっとしたコツを自分なりに整理しようと思い立ち、ブログをはじめました。 開業までに、仕事に関係のない寄り道も沢山しましたので、徐々に紹介したいと思います。(と書きましたが、いまや税金のことより旅・お酒・食べ物など趣味の記事が大半です。)

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