通信手段について考えたこと 背景や状況によって活用方法も違う その理由も大事 

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昨日は電波の悪いところにいたので、午前中に必要なメールや電話をすませ、以降はあとで確認しようとスマホの電源を切っておりました。通信手段についていろいろ思うことが有ったので覚書します。

Softbank通信トラブルが招いた誤解

ときどき着信は確認してはいたのですが、メールは来ていても、電話は通信センターに不在着信と表示されてもアプリの履歴についてないものもあって、おかしいなと思っていたところ。

夕方、とある友人からメールがあり、色々お話することがあったのでお電話したら「きらわれたかと思った!よかった(T_T)」と言ってみえました。長年の信頼関係があってそんな間柄ではないのですが(^^;)その不在着信はその友人でした。

私がスマホを切っていたのと、Softbankの通信トラブルが重なってこういう結果を招いたようです…。私も通信トラブル自体は知ってましたが、その時間スマホもそんなに使ってなかったためそんなこととは露知らず…。(でも圏外表示はみて何だろとは思いましたが)誤解が解けてよかったです。

また(伝聞なので正確ではないですが)今回つながらなかったときに流れるメッセージがいつもの「電波の悪いところか、または」や「お客様のご都合により」ではなく

「お相手様はあなた様の電話を受け付けませんでした」のような、聞き方によっては冷たく感じられるようなメッセージだったのがいけませんでした。少しナーバスになってたので私と話しをしたかった友人は、悪い想像をしてしまって嫌われたかも…と不安を増幅させたようでした。申し訳なかったです。

重なるときは重なるもんですねとあとでお互い笑ったのですが。こういう緊急時のメッセージも、利用者に誤解を与えず、状況を正確に伝えられるようなものにしておいてほしいと思いました(^^;)

FAX利用上の注意は組織によって異なる

昨日ある会社の方と電話をし、(午前中に済んでいてよかったです)明日資料をお送りする流れになり、メールでお送りします、とお伝えしたところ

「メールだと危ないのでFAXでお願いします」と言われました。おそらくセキュリティ面の関係から、その会社ではメールではなくあえてFAX送信にされているのだと思います。こういう場合は指定してくださる方がありがたいです。理由も納得です。

一方で、こんな話も思い出しました。

「PCからFAX送信?危ないです!設定はおすすめしません プリントアウトしてから本体で操作してください」とおっしゃったのは、前の事務所で複合機を入れ替えたときに設定してくださったサポートの方でした。いやいやそれは困る、と言ったら送信先選定ミスがとても多いらしく、しかもそれを送信者側にて自覚していないためとても危なっかしく、以前は設定していましたが今はおすすめしていませんと言われました。細心の注意を払うので!!と頼んで何とか設定してもらいましたが、確かにそうですよね。

きっと今までにも「こんな設定するから間違うんだ」などと逆に責められて、ほら言わんこっちゃないと言うことが続いて、この結論に至ったのではと思いました。正直、機械のせいにする人ほど危険に無自覚で確認が甘いのだとは思いますが(自分のこと棚に上げて言ってます)。

FAX利用上の注意は、状況によって異なると思った次第です。便利かどうかだけなら、メールやクラウド共有にしたほうがスムーズです。でも利用の仕方によって起こりうる危険はちがうので、その組織での失敗事例を踏まえて確立されたルールは最優先すべきだと思いました(当然かつ上から目線な書き方ですみません)。その理由を知ったので納得でした。

自分の送受信のルールプラス、その時々のいろんな状況で最適な方法を使うのがいいかと今は思っています。クラウドなどはよく分からないから使っていない、という方には、それはもったいないので私でもできる簡単な方法をお伝えしようと思っています。

また電話もやはり使えないのは困ると思いました。午前中にたまたま済んでいたからよかったですが、どれもちょっと込み入った内容で、朝イチで理由とともにいろいろお伝えしたおかげでスムーズにすすみました。

(少し某メルマガのテーマとかぶりました いや、かぶってないか)

【昨日の一日一新】

・カゴメ野菜生活スムージー オレンジざくろ&ヨーグルト

・南座(後日書きます)

・月と六ペンス(後日書きます)

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綾野 真紀

2016年9月に開業した女性税理士&唎酒師(名古屋在住)です。 自分の誕生日(2月16日=確定申告初日)から忙しくなる申告業務がそ毎年憂鬱でした。 それならば毎年2月16日に出せるよう、普段から誰でもできるちょっとしたコツを自分なりに整理しようと思い立ち、ブログをはじめました。 開業までに、仕事に関係のない寄り道も沢山しましたので、徐々に紹介したいと思います。(と書きましたが、いまや税金のことより旅・お酒・食べ物など趣味の記事が大半です。)

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