「ちゃんと書く」の“ちゃんと”も奥深いものがある

2020年7月31日 2020年7月31日

綾野真紀

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昨日のブログで、“普通”の意味を具体的に知りたかったことについて延々と書きましたが、何も話し方に限ったことではありません。仕事全般において、いや仕事に限らずすべてのことについて言えます（普通についてはまた書きたいです）。

“普通にしゃべる”に続きまして、今日はちょっと前にお客様と盛り上がったテーマ“ちゃんと書く”の“ちゃんと”について考察してみます。日常的にも「ちゃんとしなさい」などよく使う便利なことばですが、今回は、「メモをちゃんと書く」に限定します。

仕事をしていてメモを残すことがよくありますが、気を付けたいのは具体的なことばで書き残すことです。それはほとんどが自分の書いた覚書に対してです。

例えば1年後に決算を組むときに困らないように書き残したはずなのに…。何度読んでも全く思い出せず、「もっとちゃんと書いといてーーー！！！（泣）」と書いたときの自分をなじりながら、その前の年の資料や仕訳も掘り起こしていってやっとどうにか思い出した、というのを100万回ぐらいやったんではと思います。今もです。こんなに調べ直さなくてもすむようにしっかり書いたはずなのに、学習能力のなさを毎回嘆いています。

“ちゃんと書く”の、この“ちゃんと”を、ふわっと思っているだけでなくて具体的に書くのが大事です。いつどこでだれが見ても同じことが想起できるように、具体的に漏れなく簡潔に書く。これができそうでなかなかできないです。正しくは、全く予備知識のない他人が見ても同じ理解ができて同じ行動が取れるように書き残さないといけないです。書いた本人でも思い出せないとは論外です。が、意識しないと結構そういう雑なメモを書き残しがちなので毎回注意して書くことが大事です。

しかし、わかってるのに何度も懲りているのにどうして毎回毎回こんなふわっとしたメモしか残せないのか。書いている最中には意識してないものの、書いている時点の頭の中には、実はそのメモの内容を定めるうえでの様々な前提条件が揃っています。これを“普通わかるやろ”=当たり前のことだと、書いている時点では感じているので、悪気なくそれをすっ飛ばして結論だけを書いてしまいます。

その時々で書くべきことは違うと思いますが、いつどこで誰が何をなぜ、計算結果ではなく計算式で、正しい方と間違っている方、過不足どっちなのか、返すのか徴収するのか、合計金額だけではなく内訳明細も項目ごとの額も、日付も、仕訳のかたちで、どこの何月分なのか、などなど。もっともっと他にもありますが、文章だけではなく計算過程と数字も書きのこすのが間違い防止のために有効です。私の場合は現実問題として訂正仕訳や年1回の処理などが多いです。メモなしでわかるのが一番いいのですが、しょっちゅうメモが必要な場合は形式を決めておくといいですよね。

先日、お客様の経理の方と話していて、この、ちゃんとしたメモの残し方の難しさですごく盛り上がりました。自分のメモでもあとで理解不能になるのに、他人の書いたメモだとなおさらです。書いた人に再確認する手間も増えますし、最悪の場合はメモを書いた本人もメモの意味を忘れていることもあります。（たまに明らかにその辺の紙に書いたような全く関係ないメモが残っている場合もありますがそれは除きます）そして経理のことだけでなく、買い物メモや書き置きなど“ちゃんと”書いておかないと、「え？そっち？？」など日々いろんなことで困りますよね。昨日書いた、“普通”の解釈とも共通します。

あと余談ですが、メモを付箋に書くなら絶対にはがれないように、Excelなどに書くなら消さないようにちゃんとしといてください。勤務時代の大昔、とっても大事そうなメモの付いた付箋がはがれ落ちていて、拾ったのはいいですがどこからはがれたのかわからず、またおそらく用済みの可能性が高かったのですが捨てるに捨てられず困ったこともありました。なので、これからもメモはちゃんと管理します。

でもやっぱり“ちゃんと”、と言えばちゃんとちゃんとの味の素です。この場合はちゃんと以上の説明は不要で、いま見てもめちゃくちゃかわいいです。

【昨日の一日一新】

・高級プロテインバー　買ってびっくり378円！名駅のコスメキッチン系列のお店で買いました。運動もしないのに食べてしまいましたが美味しかったです。福光屋の麹の経口補水液も売ってたので、また寄ってみます。