Webレターで請求書送付にチャレンジ
綾野 真紀
ネット上で郵便が送れるWebレターというサービス、私も昨日使ってみました。
お仕事にはWebレターが重宝します
サイト上でひな形から請求書も送れますし、また手持ちのPDFやWordのファイルをアップロードしてもOKです。簡単で便利と聞いていましたが、ほんとに簡単でした。
ちなみにWebレターはWebゆうびんのサービスの一種です。ほかにWebレタックスとWeb速達の3種類あります。レタックスは電報なので、利用したことがある方もみえるかもしれません。大昔、官報合格のときに頂いた覚えがありますが、今もあるのでしょうか。速達も機会があればお仕事で使いたいです。
サイトに行って指示通り進めばできますが、一応おさらいします。スクリーンショット連発です…。
登録から発送まで とくに難しいことは無いです
まずは新規利用登録をして、自分のID(メールアドレス)とパスワードで仮登録後、折り返しメールが来てから住所、決済方法などを登録します。あとで変更もできます。通販サイトなどと同じ感じです。
多分、10分以内で出来るかと思います。決済方法はクレジット払いか料金後納です。
料金後納、ちょっと憧れましたが後納の利用手続きがひと手間あるみたいなので今回はクレジット払いにしました。後で変更できます。
差出人アドレス帳を登録しておくと便利です。また事前登録しなくてもWebレター作成後にアドレス帳に登録することもできます。
所定の形式のcsvデータからアップロードすることも可能です。ヤマトビジネスメンバーズのcsvデータからアップロードしようと頑張りましたが、きっと簡単なはずなのに時間がかかりすぎて断念しました。
以前ミロク→弥生会計のデータ移し替えの時はどうしてもやらなければいけなかったので頑張りましたが、手打ちでもできるし速いというような今回の場合はあっさり諦めてしまいます。いわんやロボットをや。こういうときの心がけが後々効いてくるのでしょう。今回は急いでたので1件だけにして、のこりは頑張ってcsvデータから持ってくるようにします。
次に内容物を作ります。PDFかWordをアップロードするか、既定のテンプレートで作ります。こんなにテンプレートがあるんですね。
請求書以外にも納品書、見積書、発注書テンプレートもありました。今回は請求書はPDFにしてアップロードしましたが、ためしに使ってみたいです。
PDFソフトはアドビ推奨で、アドビ以外のものを使うときはご確認くださいとメッセージが出ます。私はnuancePDFとAntennaHouseを使っていますが、nuanceはOKでしたがAntennaHouseは表示できませんでした。
さいご、宛名と差出人の確認です。こちら入力途中の画面ですが、こんな配置で出ます。
白黒で2枚送るので郵送料82円＋15円＋1枚追加5円＝102円でした。
アドレス帳で手間取り、手続きが済んだのは18時過ぎでした。15時までに申し込んで1～3日後に配達だそうで、もう1日かかるのと土日挟むので来週半ばぐらいになるかなと思います。
お客様に体感してもらうためのリハーサル
これを試したのは、請求書発送業務で忙しい客様におすすめしたかったからです。お伝えしたら興味をもたれ、じゃあ今度送りますねと試してみました。あとで私も現物を見せてもらう予定です。
・自社の封筒から“Webレター“となるのはどんな印象なのか（普段見慣れていないだけで“レターパック”みたいなものなのか？自社のだと気づいてもらえないのか？）
・実際の手間はどうなのか（ほんとに簡単でしかも封入と投函の手間もなくなるのでおすすめ）
今回このあたりを体感してもらってから決めてくださればと思ってます。ぜひおすすめしたいです。
でも私は切手が大好きで、勤務時代は私が記念切手の図柄選び担当でした。使用頻度が減った今でもシール付き記念切手は欠かさずキープしてます。手段が増えたのはありがたいので、用途によって使い分けようと思ってます。
アイキャッチ画像は、GWに行った大潟村の郵便局です。ここでも記念切手を買いました。Webレターだと集荷時間も格差がなくて助かりますね。
【昨日の一日一新】
１．花乃舎 あじさい
久々のお稽古でした。新しい方が増えてて良かったです！綾野さんももうちょっと頑張りなさいと言われました。
２．Webレター
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綾野 真紀
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